企业重点领域合规管理要点
(一)公司治理与经营的合规管理要点
公司坚持依法依章程治理,健全完善各司其职、各负其责、协调运转、有效制衡的法人治理结构。董事、监事、高级管理人员应当遵守法律、法规、公司章程及议事规则,不超越权限、违反程序决策。
1.公司建立健全以公司章程为核心的企业内部制度体系,建立严格有效的内部控制体系,严格制度刚性执行,积极防控重大风险。
2.公司积极构建现代公司治理体系,严格按照议事规则、“三重一大”决策制度等公司治理制度规范会议召集、召开、表决程序。
3.公司做出重大决策前应当进行合法合规性论证,未经合法合规性审查或者未通过审查的,不得提交决策和实施。
4.公司应合法取得并持有经营业务适用的许可、资质、证照,不得出租、出借、转让或借用许可、资质、证照。
5.公司不得聘用存在从业禁止情形的人员担任董事、监事、高级管理人员和法定代表人。
6.公司、董事、监事、高级管理人员应严格遵守法律、监管要求和内部决策、审批程序,公允进行关联交易。员工应按照《员工守则》要求,正确处理个人利益与公司利益的关系,避免利益冲突。
7.董事、监事、高级管理人员应当履行对公司的忠实义务和勤勉义务,不得泄露公司内幕信息,严禁利用内幕信息从事非法交易、牟取非法利益。
8.公司严格按照法律、监管要求,真实、准确、完整、及时披露信息,不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。
(二)招投标、采购合规管理要点
1.公司招标、投标应遵守《合同法》《招标投标法》《招投标法实施条例》《必须招标的工程项目规定》《必须招标的基础设施和公用事业项目范围规定》等法律法规、部门规章、行业规范,按照招标、投标规章制度规定的范围和程序开展工作。
2.不得挪用投标保证金;不得以不合理条件限制、排除潜在投标人。
3.不得串标、围标或者以其他方式骗取中标;不得出借、出租有关资格、资质证书、许可证等供他人投标。
4.不得在招标、投标过程中实施伪造业绩文件、法律文书、行贿、受贿等行为。
5.采购应当遵守公平竞争、诚实信用等原则。在符合股份公司规定的前提下,可以采用战略采购、框架协议采购、招标采购、竞争性谈判、鲁班商城采购等方式。采购不得与供应商恶意串通,损害企业利益;不得擅自提高或降低采购标准;不得随意改变中标、成交结果。
(三)安全质量、环保、职业健康合规管理要点
公司应坚持安全、质量、环保与职业健康方针和原则,及时获取、识别并贯彻执行国家、行业、地方政府等相关方有关安全、质量、环保与职业健康法律法规、标准规范、国际公约和其他要求,按规定开展对适用法律法规及其他要求等遵守情况的评价,保存评价结果的记录。确保在施工生产过程中安全、质量、环保与职业健康管理守法合规。若合规性评价结果表明未满足法律法规等要求的,必须采取必要的措施持续改进实现合规。
1.全体员工应严格遵守安全、质量、环保与职业健康法律法规、标准规范、规章制度、国际公约和其他要求,切实履行岗位安全、质量、环保与职业健康职责,保证各项运行活动符合法律法规及其他要求。
2.公司建立健全覆盖所有员工和岗位、全部生产经营与管理过程的安全、质量、环保与职业健康责任制和各项管理制度,落实风险分级管控和隐患排查治理预防机制,确保生产经营安全可控。
3.公司依法设置安全、环保与职业健康管理机构,配备安全、环保与职业健康管理人员,依法依规开展监督管理 。
4.公司依法保证安全生产资金投入,保证安全生产条件达标。生产装置、设备、设施、场所按法律法规、技术规范要求配备安全生产、劳动保护、应急处置的装备、设备、设施、工具、防护用品。
5.公司加强全员安全、质量、环保与职业健康培训教育,牢固树立安全、质量、环保与职业健康意识。公司主要负责人、安全质量管理人员、特种作业人员等相关人员依法依规接受培训并取得相应证书。
6.公司及各级管理人员在建设项目未取得相关安全、环境保护、消防、职业病危害评价、许可情形下,不得下达投资、施工、作业、操作命令。
7.公司依法依规建设安全、环境保护、消防、职业病防护设施,需要配套建设的相关设施未建成、未经验收或者验收不合格,建设项目不得投入生产或者使用。
8.公司、员工应当履行环境保护的责任和义务,不得无证排污或不按许可证要求排污,污染物排放符合国家及地方政府规定的排放标准。
9.公司为接触职业病危害因素的员工提供符合国家职业卫生标准的作业环境和个人防护用品,做好职业健康监护工作,控制职业病的发生。
10.公司对承包商、分包商、供应商等第三方实施相同的安全、质量、环境与职业健康要求。
11.公司、员工不得伪造、编造 HSSE 数据、事实,不得瞒报、谎报、迟报事故。
(四)财经合规管理要点
公司合法经营,依法纳税,遵守财务、税务、资产管理法律法规和监管要求,不得编制、提供虚假财务信息。
1.公司、员工严格按照财务会计法律法规和相关准则,真实、客观、全面、及时履行会计、财务记录和财务报告义务,妥善完整保存各项财务票据、审批文件、财务账册和资料。
2.公司、员工严禁通过隐匿财产、虚构债务等方式侵害相关权益人合法权益。公司作为发起人或股东时,严禁虚假出资、抽逃出资。
3.公司、员工不得报销未实际发生的费用或非业务原因发生的费用,不得截留、坐支、挪用和转移资金。
4.公司遵守境内外税务法律,依法履行纳税义务和税收代扣代缴义务;员工依法履行个人纳税义务。
5.公司、员工有义务以负责任的方式使用和保管公司资产,避免浪费、毁损、误用;保护资产不被偷盗和侵权;未经批准和授权,不得擅自销售、转让或以其他方式处置资产。员工不得将公司资产用于不合理的私人用途、非法用途或其他未经准许的用途。
6.公司应着力防范化解企业债务风险,完成资产负债管控目标,开展投资压力测试,合理确定投资规模上限,严禁违规垫资,加强合同履约管理,做好“两金”压控工作。
7.公司紧密关注国家财税政策变化,建立健全税务管理体系,规范税务管理行为,确保公司及员工依法合规纳税,有效防范和管控税务风险;及时开展财税政策研究,完善税务管理制度,优化管理流程,有效发挥行业地域优势,依法运用税收优惠政策,积极开展税务筹划,依法履行纳税义务,合法合规降低企业税负,实现企业价值最大化。
(五)劳动用工合规管理要点
公司严格遵守我国及境外工程所在国及所在地区劳动用工相关法律法规,建立和完善劳动用工制度,依法用工。
1.公司遵守所适用的人权保护法律法规、国家人权行动计划以及国际人权公约,自觉抵制任何漠视与践踏人权的行为。
2.公司严禁雇佣童工,禁止性别、种族、宗教、国籍、地区等方面的就业歧视。
3.公司尊重和维护员工合法权益,遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用原则,依法与劳动者订立、履行、变更、解除或终止劳动合同。
4.公司建立完善职业健康、劳动保护制度,深入开展员工帮助计划(EAP),保障员工的身心健康和生命安全。
5.公司依法保障员工参加养老、医疗、工伤、失业、生育等社会保险和享有休息休假权利,依法依规支付员工薪酬。
6.公司尊重员工依法享有的人身自由权、休息休假权、择业权,不以任何非法理由和手段限制员工对新工作的选择,不以任何非法方式限制员工的人身自由,杜绝任何理由的强迫劳动。
7.公司关注员工安全和健康,严格遵守女职工和特殊职业的保护规定,依法为员工提供劳动安全卫生条件和劳动防护用品,避免职业健康危害。
8.公司不断完善职业培训制度,有计划地对员工进行职业培训,提升员工职业技能。
9.公司不断完善民主管理、民主监督机制,充分听取员工意见和建议;涉及员工切身利益的规章制度的制定或重大事项的处理,严格履行民主程序;员工应认真学习并遵守公司各项规章制度。
(六)知识产权合规管理要点
公司尊重、保护知识产权,遵守我国和业务所在国(地区)知识产权、网络安全与数据信息保护法律法规和监管要求,遵守有关国际规则、国际条约,不侵犯他人权益,也保护自身权益不受侵害。
1.公司、员工不得违反公司与他人签订的保密协议,泄露、使用或者允许第三方使用所掌握的他人的商业秘密、数据信息。
2.员工应自觉遵守国家有关知识产权、数据信息保护和保密的法律法规和监管要求,以及公司内部管理制度,严禁违规使用知识产权、数据信息。
3.员工未经公司同意、批准,不得以任何方式使第三方获取、使用属于公司的知识产权、数据信息。
4.员工未经公司同意、批准,不得私自制作、复制、储存、保管、篡改、销毁公司的知识产权、数据信息,不得泄露商业秘密或将商业秘密用于工作以外的目的。
5.员工未经公司同意、批准,不得擅自使用因履行职责或利用公司资源取得的发明创造、技术成果、数据信息,以及工程设计、产品设计图纸及其说明、计算机软件等。
6.员工应遵守劳动合同、聘用合同、保密协议、竞业限制协议等约定的保密、竞业限制规定,严格保守在工作过程中所知悉的保密信息以及公司负有保密义务的保密信息。
7.公司、员工应依法依规使用网络,不得利用网络从事传输违法信息,编造、传播虚假信息,以及侵害他人名誉、隐私、知识产权和其他合法权益等违法行为。
8.公司、员工依法依规强化网络安全意识,加强网络安全保护和应急处理,有效防范网络攻击、计算机病毒感染、数据安全等信息化风险,不非法侵入、干扰他人网络,窃取网络数据;不为他人从事危害网络安全行动提供支持等。
9.公司注重专有技术开发、转化和保护,鼓励专利申请;围绕高铁建造、高端制造、铁路电气化、桥梁、隧道以及城市轨道交通等重点领域,大力推进科技创新,保持全球领先优势。
10.在开展新技术应用时,应该进行周密的知识产权调查,了解是否存在与新技术相关的专利,避免出现侵权行为。
(七)第三方合规管理要点
公司坚持平等互利、合作共赢理念,与合规、诚信、守法的商业伙伴建立合作关系。
1.公司对不同的供应商、服务商、承包商、客户和合作伙伴应一视同仁,不滥用优势地位。
2.公司积极倡导合规意识、契约精神,积极向商业伙伴传递公司诚信合规理念和要求,在商业合同中明确合规内容和条款,要求商业伙伴做出合规承诺。
3.公司建立健全对商业伙伴的调查、审核、批准、执行、审计、监督、培训等一系列合规管控程序,充分了解并严格审查其资质和诚信合规表现,不与有失信、违规、违法行为和记录的组织、机构、公司、个人发生业务往来。
4.公司通过履约把控、后评估、合规承诺、负面清单管理等方式,在后续合规管理上持续监督和关注,对发现的诚信合规问题及时做出评估和处理。
(八)反腐败与反商业贿赂合规管理要点
公司坚决遵守我国反腐败法律法规,遵守《联合国反腐败公约》,遵守业务所在国(地区)适用的反腐败和反贿赂法律,遵守公司及商业伙伴廉洁从业和反腐败的规定、承诺,加强廉洁文化建设。公司和员工不得以任何理由、任何形式在任何地域实施、接受商业贿赂和腐败行为。
1.公司、员工不得为谋取商业机会、取得竞争优势或个人私利向政府机构、国际组织、商业伙伴及其官员、员工,以及这些官员、员工的特定关系人直接给予或承诺给予现金、折扣、佣金、有价证券、支付凭证、股票、股权、房产、车辆、古董和其他财产,或者旅游度假、就业机会、职务晋升等非财产性利益。
2.公司、员工不得为谋取商业机会、取得竞争优势或个人私利通过咨询公司、承包商、代理商、中介机构等第三方行贿或作出提供贿赂的承诺等。
3.公司、员工不得为谋取商业机会、商业利益违反规定直接或间接向业务所在国(地区)政府官员支付好处费、疏通费、封口费等。
4.公司不得在任何国家(地区)以任何形式,向竞选政治职务的候选人和政党官员支付政治献金。
5.公司不得以慈善公益捐赠、社会责任费用等方式变相实施商业贿赂。
6.公司、员工因公务活动向商业伙伴、他人提供礼品、宴请或招待应控制在公司允许的合理范围内,并确认接受方的内部政策或受管辖地法律适用性。
7.公司、员工及特定关系人不得在商业活动中直接或者通过第三方收受、索取现金、折扣、佣金、有价证券、支付凭证、股票、股权、房产、车辆、古董和其他财产,或者旅游度假、就业机会、职务晋升等非财产性利益。
8.员工不得利用职务便利非法侵占公司财物,不得挪用公款。
9.禁止假借培训费、顾问费、咨询费、服务费、科研费、研发费等名义给予、收受财物或者谋取其他利益。
10.高级管理人员之间不得利用职权互相为对方或对方的特定关系人输送利益,不得利用掌握的公共资源为特定关系人或他人谋利。
11.员工因公务活动、商业往来接受招待、礼品应按规定申报或交予公司。
12.公司与商业伙伴在业务交往、商业合同中明确反商业贿赂和反腐败申明与承诺。
13.公司应遵守各国各地区有关反腐败反商业贿赂的法律法规,禁止违反世界银行等多边国际金融机构有关反腐败与反商业贿赂规定的行为发生。
(九)业务招待合规管理要点
业务招待及礼品赠送应严格按照中央“八项规定”以及公司关于业务招待相关管理办法的规定执行。
1.业务招待及礼品赠送应秉持“必要、合理、节俭、从紧”的原则,原则上不得突破预算和定额,且必须“先审批、后招待”,严格按照批复的招待标准和规格实施。
2.严禁超标准、超范围宴请或赠送礼品,严禁开支应由个人负担的宴请及娱乐、健身、旅游、购物等费用。
3.严禁赠送现金和购物卡、消费卡、商业预付卡等各种代金卡券、支付凭证及贵重物品等。
4.严禁安排接待对象到高档娱乐、休闲、健身、保健等经营场所活动。
5.严禁各单位内部相互吃请,赠送礼品礼金等贵重物品或到高档娱乐经营场所活动,严禁向所属单位转嫁招待费用。
(十)捐赠与赞助合规管理要点
公司应积极参加社会公益活动,履行企业社会责任,全面、有效地提升和宣传公司品牌和形象。
1.对外捐赠与赞助应遵守法律法规,不得违背社会公德,不得损害社会公共利益和其他公民的合法权益。
2.对外捐赠与赞助应列入公司预算,实行统一管理,履行内部决策程序,对超过公司章程规定的审批权限的,应上报股份公司事先批准后方可实施。
3.坚持量力而行原则,合理确定对外捐赠支出规模和标准,通过依法成立的公益性社会团体、公益性非盈利的事业单位或县级以上人民政府及其组成部门对外捐赠。
4.对外捐赠与赞助的财产应当权属清晰、权责明确,包括现金和实物资产。
5.对外捐赠应当诚实守信,严禁各类虚假宣传或许诺行为,不得附带不合法、不合规的条件,如要求受赠方在融资、市场准入、行政许可、占有其他资源等方面创造便利条件,也不得以捐赠为名从事营利活动。
(十一)国际事务合规管理要点
公司、员工遵守国际规则和业务所在国(地区)法律法规,尊重业务所在国(地区)文化、宗教、习俗。
1.公司、员工严格遵守国际规则和业务所在国(地区)签证、海关、国土安全、进出境、就业法律法规、监管规则。
2.公司、员工应识别、了解所适用的我国政府、联合国、业务所在国(地区)对有关国家、组织、机构、企业、个人实施制裁的法律、法规和规定,依法合规开展经营活动。
3.公司、员工遵守、执行所适用的我国政府、业务所在国(地区)出口管制法律、法规和规定,依法取得受管制的商品、服务、技术的出口、转售所适用的许可或授权,并严格执行许可或授权范围内有关目的地、用户、用途的规定。
4.公司遵守、执行我国政府和业务所在国(地区)有关产业政策、国家安全审查的法律、法规和措施。
5.公司、员工遵守我国政府和业务所在国(地区)反洗钱的法律、法规和规定,绝不参与洗钱行为,绝不为他人洗钱行为提供帮助和便利。
6.公司、员工坚决反对恐怖主义,不为恐怖主义提供帮助和便利。
7.公司严禁开展列入我国政府负面清单禁止类的境外投资项目,严禁违规开展列入负面清单限制类的境外投资项目。
(十二)党的领导合规管理要点
公司各级党组织和全体党员必须严格遵守《中国共产党章程》和党内法规。公司各级党组织和党员在境外开展党建和党风廉政建设应遵守所在国的法律法规。
1.公司“三重一大”决策应符合党的路线方针政策、国家法律法规和公司的规章制度规定。
2.公司遵循依法决策、科学决策、民主决策的原则,贯彻落实新发展理念和高质量发展要求,坚持务实高效,完善决策机制,健全议事规则。
3.公司充分发扬民主,深入开展调研,广泛听取意见,集体研究决策。
4.公司提高科学决策水平,防范决策风险,运用法治思维和法治方式推进依法决策,实现决策程序于法于规有据,决策行为依法合规实施,保证重大决策、重要人事任免、重大项目安排和大额资金使用合法合规。